O que muda quando uma das agendas é do cliente?
Consultor alocado em um cliente grande costuma receber uma conta corporativa, quase sempre Microsoft 365, e continuar com a própria agenda para os outros trabalhos e para a vida pessoal. As duas não se enxergam. Quando você oferece horários para um novo projeto, não sabe que a terça à tarde já tem três reuniões na conta do cliente.
A conta corporativa traz uma restrição a mais: ela pertence à empresa. Não é você quem decide se aplicativos externos podem se conectar a ela. Por isso o primeiro passo é ver o que o administrador do cliente permite.
Dá para conectar uma conta Microsoft 365 do cliente?
Dá, quando o administrador do Microsoft 365 permite que o usuário autorize aplicativos. Se o TI do cliente bloqueou a autorização individual, ele precisa liberar o CalendarsIO, para você ou para a organização inteira. Isso é configuração do cliente, e a conexão não passa por cima dela.
A conta do cliente pode ser conectada só com permissão de leitura. Nesse caso o CalendarsIO lê os horários e não cria, não altera e não apaga nada na agenda dele. É a configuração mais prudente para uma conta que não é sua.
O que o CalendarsIO guarda e o que mostra?
Do que o CalendarsIO lê, ele guarda o horário e o título do compromisso, e mostra o título só para você, no calendário unificado. Participantes, organizador, descrição, local e anexos são descartados na leitura. Para as outras agendas viaja apenas o horário.
No lado de quem recebe, o efeito é o de um bloco “Ocupado” no intervalo da reunião, sem título nem convidados. A sua agenda pessoal ou de outro cliente mostra que você está ocupado, e só isso.
Se o contrato com o cliente restringe copiar dados da agenda dele, inclusive o título das reuniões, confirme isso antes de conectar a conta. É uma questão de contrato, e a decisão é sua e do cliente.
Como cruzar os horários sem escrever na agenda do cliente?
- Conecte a conta do cliente como origem, só com leitura.
- Conecte a sua agenda como destino, e aprove a escrita nela. O horário ocupado do cliente passa a aparecer como bloco na sua.
- Use o seu link de agendamento: como ele considera as contas conectadas, os horários que o cliente já ocupou deixam de ser oferecidos a outras pessoas.
Nesse arranjo o fluxo é de uma via só: a agenda do cliente alimenta a sua, e nada volta. Se o cliente precisa ver os seus outros compromissos como ocupados, é preciso permitir a escrita na conta dele, o que também depende do TI. Quando já há um compromisso na agenda de destino, o bloco contorna o compromisso em vez de ficar por cima.
Quanto custa?
O plano Free, gratuito, comporta até 2 agendas conectadas, o suficiente para uma conta de cliente e a sua, com atualização pelo “Sincronizar agora”. O plano Pro, a R$ 24,90 por mês, atualiza os blocos sozinho e serve a quem tem mais de um cliente.
Perguntas frequentes
O cliente fica sabendo que conectei a agenda dele?
A conexão é uma autorização de aplicativo na conta Microsoft do cliente, e administradores do Microsoft 365 podem ver os aplicativos autorizados. Se a conta é da empresa, o mais seguro é combinar a conexão com o TI antes.
O CalendarsIO altera a agenda do cliente?
Só se você permitir. Com a conexão só de leitura, ele apenas lê os horários. A escrita exige a permissão de escrita da Microsoft e, além dela, a sua aprovação daquela agenda como destino.
Meu link de agendamento mostra as reuniões do cliente?
Não. Quem abre o link vê só horários livres. As reuniões do cliente fazem o horário sumir da lista, mas não aparecem, nem por título nem por existência.
Funciona entre Microsoft 365 e Google?
Funciona. O espelhamento não depende de as agendas serem do mesmo provedor: o horário ocupado de uma conta Microsoft vira bloco numa conta Google e o contrário também.
Teste com as suas agendas.
Conecte as contas, escolha para onde cada uma espelha e veja os blocos aparecerem.
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