Qual é o problema de ter uma agenda por cliente?
Quem trabalha para mais de uma empresa costuma acabar com uma conta de calendário por cliente, além da própria. Um cliente usa Google Workspace, outro usa Microsoft 365, e cada um te convida para as reuniões na conta que ele criou. Nenhuma dessas agendas sabe das outras.
O resultado é previsível: o cliente A marca uma reunião no horário em que você já está numa call com o cliente B, porque na agenda do A aquele horário está vazio. Para evitar, o freelancer vira o operador de uma planilha mental, copiando à mão cada reunião como “ocupado” nas outras contas. Dá certo até a primeira semana cheia.
Como o CalendarsIO resolve isso?
Você conecta a sua conta e as contas dos clientes, Google e Microsoft misturados. Cada compromisso de uma conta passa a ocupar o mesmo horário nas outras, como um bloco de horário ocupado.
Para o cliente, a reunião com outro cliente aparece como “Ocupado” e mais nada. O título, os participantes e a descrição não saem da agenda onde você os viu, então um cliente não fica sabendo quem são os outros nem o que você faz para eles.
O rótulo “Ocupado” pode ser trocado por agenda de destino. Se você prefere que cada cliente veja “Indisponível”, é um ajuste naquela agenda.
Como montar, passo a passo?
- Conecte a sua conta principal e as contas dos clientes. Em contas Microsoft de empresa, o administrador do cliente pode precisar liberar o aplicativo.
- Defina o papel de cada agenda. A sua costuma ser origem e destino. A do cliente pode ser só origem, se você não quer escrever nela, ou origem e destino, se o cliente precisa enxergar você como ocupado.
- Aprove a escrita nas agendas que vão receber blocos. Antes da aprovação, o CalendarsIO não cria nada naquela agenda.
- Se algum compromisso não deve gerar bloco em nenhuma conta, marque-o como “não replicar”.
Uma conta de cliente conectada só como origem fica sob leitura: o CalendarsIO vê o horário, não cria nem altera nada nela. O custo é que aquele cliente não passa a ver os seus outros compromissos como ocupados na agenda dele.
E para captar novos clientes?
O seu link de agendamento oferece só horários livres em todas as contas conectadas. Um possível cliente que marca uma conversa não consegue escolher um horário em que você já está com outro cliente, e não vê nada do que está na sua agenda. Você configura a janela de atendimento, a duração, a antecedência mínima e um teto de reuniões por dia.
Quanto custa para quem tem vários clientes?
O plano Free comporta até 2 agendas conectadas, o que cobre a sua conta e mais uma, e os blocos são atualizados quando você usa o “Sincronizar agora”. Com vários clientes o limite aperta rápido. O plano Pro, a R$ 24,90 por mês, não limita o número de agendas e atualiza os blocos sozinho.
Perguntas frequentes
Um cliente consegue ver a agenda de outro cliente?
Não. O que atravessa de uma conta para outra é só o horário, como um bloco “Ocupado” (ou o rótulo que você configurar). Título, participantes e descrição ficam na agenda de origem.
Preciso do acesso de escrita à agenda do cliente?
Só se quiser que ela receba blocos. Para a conta do cliente funcionar apenas como origem, a conexão pode ser só de leitura, e o CalendarsIO não escreve nada nela.
O que acontece quando um cliente cancela uma reunião?
O bloco que ela gerou nas outras agendas é removido. O espelho acompanha o compromisso de origem. No plano gratuito, a atualização acontece quando você usa o “Sincronizar agora”.
Funciona se um cliente usa Outlook e outro usa Google?
Funciona. O CalendarsIO não exige que as agendas sejam do mesmo provedor: um compromisso no Google vira bloco no Outlook e o contrário também.
Teste com as suas agendas.
Conecte as contas, escolha para onde cada uma espelha e veja os blocos aparecerem.
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